Ponad 10 lat temu zaczynała jako wirtualna asystentka. Dziś pomaga innym paniom wejść do tego zawodu, szkoląc je i oferując kursy online. O swojej drodze zawodowej, a także o byciu WA opowiedziała mi Ela Wolińska.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda praca wirtualnych asystentek, a może chcesz zostać jedną z nich, czytaj dalej, bo z tej rozmowy sporo się dowiesz. A jeśli chcesz bliżej poznać Elę, proponuję odwiedzić jej stronę www – tutaj link.
Pierwszy raz o wirtualnych asystentkach i asystentach usłyszałem jakieś 10 lat temu, czytając „4-godzinny tydzień pracy”. W tym czasie Ty już od około dwóch lat aktywnie działałaś na rynku. Co wtedy skłoniło Cię, aby zająć się taką działalnością?
Pierwsze zlecenia zdalne łapałam już w 2010 roku, tuż po ukończeniu studiów.
Zadania te były związane z zarządzaniem wydarzeniami i wsparciem organizacyjnym różnych eventów. Byłam w tym dobra, więc znajomi często prosili mnie o pomoc w organizacji pokazów mody, imprez firmowych czy targów.
Wkładałam w to dużo zaangażowania i okazało się, że mam do tego talent. W rezultacie coraz więcej osób dowiadywało się o moich umiejętnościach, a znajomi polecali mnie swoim znajomym.
Z biegiem czasu, dzięki mojej płynności w pisaniu, zaczęły pojawiać się również zlecenia dotyczące copywritingu, tworzenia ofert, pisania CV i artykułów blogowych. Zainteresowałam się także SEO i optymalizacją tekstów, co doprowadziło do wzrostu liczby zleceń.
W międzyczasie rozpoczęłam pracę w teatrze jako artystka, gdzie dodatkowo zlecono mi opiekę nad ich stroną internetową i mediami społecznościowymi. Nawet po opuszczeniu teatru jeszcze wiele lat współpracowaliśmy zdalnie.
Z czasem portfolio moich zadań się rozszerzało. Ukończyłam szereg szkoleń, w tym z zakresu WordPressa i Photoshopa.
Około 2015 roku zaczęłam pracować jako asystentka dla trenera biznesu, równocześnie obsługując innych klientów i wspominany teatr. To był moment, kiedy postanowiłam stworzyć własną ofertę i zacząć szukać klientów na większą skalę.
Przypadkowo natknęłam się na brytyjski artykuł o wirtualnej asyście, co skłoniło mnie do zgłębienia tematu. W ten sposób odkryłam ten świat.
Czy już wtedy działałaś na własny rachunek, czy może była to praca dla kogoś lub po prostu praca na boku?
Dość szybko podjęłam decyzję o założeniu własnej działalności gospodarczej. Byłam aktywna jako muzyk, pracując przy oprawie muzycznej różnych uroczystości.
Mimo że to pasjonująca dziedzina, niestety jest ona równocześnie trudna i mało wspierająca ze strony biznesowej. Z tego powodu chcąc uniknąć problemów związanych z nieformalnym wykonywaniem usług, zdecydowałam się na utworzenie firmy.
Początkowo działalność ta obejmowała wirtualną asystencję jako dodatkowy zakres usług, ale bardzo szybko ten aspekt mojej pracy zaczął dominować i stał się głównym kierunkiem rozwoju mojej firmy.
Co w pierwszym roku działalności było dla Ciebie najtrudniejsze? Jakie trzy lekcje z tamtego okresu zapamiętałaś, które pomogły Ci prowadzić biznes w kolejnym roku?
Może to trudne do uwierzenia, ale byłam wtedy osobą bardzo nieśmiałą – nadal czasami walczę z tą cechą. Po latach nauczyłam się być bardziej asertywną, ale w tamtym okresie miałam poważne trudności z negocjowaniem stawek i wycenianiem swojej pracy.
W domu, analizując różne sytuacje, wiedziałam, jak powinnam wycenić swoje usługi, ale kiedy dochodziło do bezpośrednich negocjacji z klientami, często pozwalałam na to, aby wykorzystywano moją niepewność.
To była dla mnie jedna z największych trudności, którą musiałam pokonać – nie pozwalać na to, by ktoś naruszał moje granice i umieć docenić wartość własnej pracy.
Teraz jednak nie pracujesz jako wirtualna asystentka. Robisz za to kursy i szkolenia dla wirtualnych asystentek, a innych przedsiębiorców wspierasz jako wirtualna project managerka. Co Cię skłoniło do zmiany kierunku działania?
Około 6-7 lat temu zaczęli zgłaszać się do mnie różni początkujący, poszukujący porady dotyczącej wirtualnej asysty. To zainspirowało mnie, aby zacząć udzielać konsultacji. Wtedy stworzyłam swój własny kurs, który już opierał się na formule indywidualnych konsultacji, którą preferuję.
Wkrótce potem firma zajmująca się tworzeniem kursów na większą skalę zwróciła się do mnie z propozycją współpracy. Zostałam twarzą tego kursu, a we współpracy z nimi stworzyłam cały program oparty na moich autorskich materiałach. Prowadziłam ten kurs przez dwa i pół roku, podpisując umowę o lojalności, która na jakiś czas uniemożliwiła mi prowadzenie własnych konsultacji i kursów.
Kiedy wybuchła pandemia, nasza współpraca zakończyła się, co pozwoliło mi wrócić do prowadzenia indywidualnej marki. Obecnie tworzę e-booki i kursy głównie dla wirtualnych asystentek.
Moje wykształcenie pedagogiczne zawsze skłaniało mnie do nauczania. Oferuję także kursy na inne tematy, zarówno online, jak i stacjonarnie. Pandemia trochę przerwała te działania, ale niedawno do nich wróciłam.
Uwielbiam prowadzić te kursy i czuję, że naprawdę się w tym spełniam. Pozytywne opinie i zapotrzebowanie firm na moje kursy świadczą o tym, że wiem, iż jestem w tym dobra.
Przejście do zarządzania projektami zaś było dla mnie naturalnym krokiem w karierze. Moje umiejętności i wiedza ciągle się rozszerzały, co skutkowało powierzaniem mi coraz większej odpowiedzialności. W pewnym momencie przestałam koncentrować się wyłącznie na podstawowych zadaniach, a zaczęłam angażować się w bardziej zaawansowane projekty.
Zacząłem więc zdobywać klientów, którzy poszukiwali specjalistów w dziedzinie zarządzania projektami. Moje doświadczenie jako wirtualnej asystentki dało mi silne podstawy techniczne, co okazało się być niezwykle wartościowe.
Często zdarza się, że pełnię rolę wirtualnego menadżera projektów, który jednocześnie wykonuje wiele zadań wykonawczo. Dla moich klientów jest to znacząca korzyść. Dzięki temu, że wszystko jest w jednych rękach, procesy są znacznie bardziej efektywne, sprawniejsze i skracają się ścieżki delegowania zadań.
W jaki sposób przygotowywałaś się to tej zmiany? Zdaje się, że poniekąd można ją porównać do przebranżowienia lub do przejścia z jednego sektora w drugi.
Właściwie nie traktuję mojego rozwoju zawodowego jako przebranżowienia, a raczej jako naturalny ciąg wydarzeń. Jak wspomniałam, była to płynna ewolucja moich kompetencji i doświadczenia.
Natomiast jako pedagoga od zawsze napędzała mnie pasja do prowadzenia kursów i warsztatów na różnorodne tematy – od twórczości rękodzielniczej po warsztaty dla matek pragnących zmienić ścieżkę zawodową. Dlatego prowadzenie różnego rodzaju kursów wydawało się być naturalnym rozszerzeniem mojej kariery.
Nie uważam więc, że moja ścieżka zawodowa była wynikiem zmiany branży, lecz raczej wynikiem stopniowego rozwijania się i wspinania po drabinie kariery. Każdy kolejny krok był wynikiem wykorzystania i poszerzania moich dotychczasowych umiejętności oraz doświadczenia.
Co ciekawe, łączysz w sobie biznes usługowy i produktowy. Jak udaje Ci się łączyć te dwa rodzaje działalności? Jak znajdujesz na to czas? Pytam, bo ostatnio spotkałem się z ciekawą opinią, że przedsiębiorcy usługowi, którzy wchodzą w produkty, nie wiedzą jak bardzo pracochłonne jest to zajęcie.
Zgadzam się z tą opinią tylko częściowo, ponieważ dotyczy ona osób, które niespodziewanie przechodzą z jednego biznesu do drugiego lub zmieniają branżę usług na sprzedaż bez odpowiedniego przygotowania i wiedzy technicznej.
Posiadam mocne fundamenty techniczne i szeroką znajomość różnorodnych rozwiązań i programów. Moja kariera rozwijała się na dwóch równoległych ścieżkach, co pozwoliło mi na płynne łączenie różnych aspektów mojej pracy. Dzięki temu rzadko potrzebuję zewnętrznego wsparcia, a zazwyczaj sama wykonuję wszystkie zadania.
Sprzedaż moich usług, nawet jeśli chodzi o aspekty komercyjne i prowadzenie sklepu, nie stanowi dla mnie wyzwania. Większym wyzwaniem jest dla mnie prowadzenie mediów społecznościowych, które po prostu nie należą do moich ulubionych aktywności – stąd powiedzenie, że szewc chodzi bez butów.
Przeczytaj również → O zarabianiu na produktach cyfrowych opowiedziała mi założycielka Legalny Biznes Online.
Co radzisz właścicielom jednoosobowych firm usługowych, którzy chcą wejść w produkty cyfrowe i „odkleić” swój przychód od czasu jaki poświęcają na pracę we własnych firmach? To w ogóle możliwe?
Rozdzielenie różnych usług może być skomplikowane, chyba że posiada się duży zespół, który zajmuje się wszystkimi zadaniami, pozostawiając nas jedynie w roli pomysłodawcy.
Osobom, które chcą wejść w sferę świadczenia usług lub sprzedaży, radziłabym przede wszystkim zbudowanie mocnych podstaw i zrozumienie ścieżek, które chcą obrać. Powinni mieć jasne wyobrażenie o swoich celach i realiach rynku.
Jeśli nie posiadają odpowiedniej wiedzy, powinni znaleźć dobrego menadżera, który pomoże im w tym procesie. Jeśli natomiast mają wystarczającą wiedzę, wystarczająca może być pomoc wirtualnej asystentki, która technicznie ogarnie wszelkie elementy.
Szkolisz przyszłe wirtualne asystentki od ponad 6 lat. Jakie umiejętności uważasz za kluczowe w tej branży i jakich błędów warto unikać na początku kariery jako WA?
Najważniejsze w tej roli jest nieustanne pragnienie nauki i rozwijania się. Początkująca wirtualna asystentka musi być bystra w zdobywaniu wiedzy, posiadając wszechstronne umiejętności, ale także pokorę.
Umiejętność zrozumienia potrzeb klienta, znajomość rynku oraz dostosowanie się do rożnych oczekiwań wymaga elastyczności, zdolności do szybkiego uczenia się i adaptacji.
Mówisz, że przeszkoliłaś już ponad 1000 osób. Jakie są najczęstsze wyzwania, z jakimi borykają się początkujące wirtualne asystentki, i jak pomagasz im je pokonać?
Moimi klientkami zazwyczaj są kobiety przechodzące przez proces zmiany zawodowej i szukające nowych możliwości w życiu. Jednym z głównych problemów, z którymi się borykają na początku, jest niska motywacja.
Często spotykam się z obawami przed rozpoczęciem własnej działalności gospodarczej. Takie osoby mają wiele pytań i obaw, które wynikają głównie z niewiedzy i niepewności co do swoich umiejętności.
Często pracowały one w tradycyjnym środowisku, gdzie zadania są wyznaczane przez przełożonych, a praca jest sprawdzana na poszczególnych etapach. Przejście do samodzielności, jaką oferuje bycie wirtualną asystentką, wiąże się z koniecznością zarządzania sobą w czasie i swoimi zadaniami.
Spotykam się również z sytuacjami, gdzie osoba posiada znaczące umiejętności, ale ma trudności z ich zdefiniowaniem i przedstawieniem potencjalnemu klientowi.
Tak więc główne wyzwania, z jakimi się spotykam, to brak motywacji i niska samoocena, co jest efektem obaw przed nowym, nieznanym środowiskiem zawodowym i brakiem pewności co do własnych kompetencji.
Gdybyś dzisiaj miała od zera startować na swoim jako wirtualna asystentka, od czego byś zaczęła? Jakie pierwsze kroki powinny podjąć aspirujące przedsiębiorczynie w tej niszy?
Przede wszystkim poświęciłabym więcej czasu na dokładny research. Obecnie początkujące wirtualne asystentki mają tę przewagę, że zawód ten jest już dobrze znany i nie wywołuje tyle pytań czy sceptycyzmu, co kiedyś. Dostępne są liczne materiały, zarówno darmowe, jak i płatne, w tym e-booki i kursy.
Kilka lat temu napisałam podręcznik dla wirtualnych asystentów, który uważam za najlepszy na polskim rynku. Inne książki w tej dziedzinie często opisują osobiste historie autorów, podczas gdy ja skupiłam się na praktycznych poradach i wiedzy niezbędnej na początek.
Jeśli ktoś nie chce inwestować w podręczniki czy kursy, istnieje mnóstwo darmowych zasobów. Największą przeszkodą jest często samo podejście osoby wkraczającej na rynek. Gdybym zaczynała dzisiaj, przygotowałabym solidną ofertę, stworzyła profesjonalną stronę internetową i nie bała się podejmować wyzwań.
Przeczytaj również → O byciu wirtualna asystentką opowiedziała mi również Małgosia Łapiuk, która porzuciła pracę w urzędzie, żeby przejść na swoje. Link do rozmowy znajdziesz tutaj.
Druga strona Twojego biznesu to project management. Komu i w czym konkretnie pomagasz jako wirtualna project managerka?
Jako menadżerka projektów wspieram moich klientów w sposób podobny do pracy wirtualnej asystentki, lecz na znacznie szerszą skalę. Klient nie musi już zlecać mi każdego zadania osobno ani sprawdzać ich wykonania – zamiast tego ma do mnie zaufanie i pozwala na samodzielne prowadzenie projektów od początku do końca.
Samodzielnie proponuję rozwiązania, analizuję ścieżki zakupowe, śledzę trendy rynkowe, wyłapuję błędy oraz wykorzystuję okazje, które pojawiają się w firmie.
Moje mocne podstawy techniczne pozwalają mi na szeroki zakres działań i wsparcie klienta w wielu aspektach, często eliminując potrzebę zaangażowania całego zespołu. Jestem w stanie samodzielnie przejąć i efektywnie zarządzać różnorodnymi zadaniami.
Dodatkowo, w niektórych przypadkach, moja rola polega na typowym zarządzaniu projektami, gdzie koordynuję pracę różnych wykonawców i zapewniam spójność całego projektu.
Na koniec powiedz, jak brzmiała najlepsza rada biznesowa, którą usłyszałaś lub przeczytałaś? W jaki sposób zmieniła Twoje podejście do biznesu i życia?
Większość rad biznesowych, które otrzymywałam na początku mojej kariery, były przestarzałe i niewiele warte. Często słyszałam, że powinnam szukać stabilności w umowie na etacie i akceptować każde zlecenie z pokorą, trzymając się go pazurkami. Te porady wydawały mi się nieadekwatne i nieodpowiadające współczesnym realiom rynku pracy.
Jeśli ja miałabym dać komuś radę, powiedziałabym: „Nie bój się działać i nie lękaj się przyszłości. Wierzę głęboko, że nic nie dzieje się przez przypadek i każde wydarzenie ma znaczenie. Jeśli jakaś współpraca się nie udaje albo napotykamy na trudności, to być może jest to lekcja, której mamy się nauczyć”.
Dodatkowo moja rada biznesowa brzmiałaby: „Otaczaj się pozytywnymi ludźmi, bądź wdzięczna za każdą chwilę i każdego klienta, z którym masz okazję współpracować”. Nie chodzi tu o puste podziękowania, ale o prawdziwą radość z pracy i z doceniania każdego momentu współpracy i własnego rozwoju.
PS. Dołącz do newslettera Rebiznes. 1 mail w tygodniu. 0 spamu. Zobacz.
